Todas as empresas, independente de seu segmento, tamanho ou área de atuação, tem uma coisa em comum: são composta por processos. Definimos processos como passos sequenciais que são dados para alcançar qualquer objetivo. Desde de um pagamento de uma conta até o fechamento do contrato com um cliente.

Considerando as empresas como sistemas abertos, os processos são interligados entre si, e também, recebem influências externas. Caso não seja bem analisado e organizado, os processos podem ser conflitantes, causar perda de dados e falta de comunicação. Isso tudo gera estresse para empresa, resultando em perda de tempo e esforços, algo que o gestor não quer para sua equipe. Nesse cenário, a importância de uma boa automação de processos se faz presente.

A automação de processos

A automação de processos consiste na racionalização, otimização e facilitação de um processo, através de algum meio tecnológico (máquinas, equipamentos, softwares, entre outros). Na verdade, a utilização de uma planilha eletrônica para controle de gastos de uma empresa já é considerado uma automação do processo de controle de gastos. Porém, com diversas opções muito mais modernas e facilitadas, será que vale a pena ficar só na planilha eletrônica mesmo?

As vantagens

A gama de benefícios que uma boa automação de processos proporciona é imensa, justamente porque você encontra diversas opções no mercado para diversas áreas da sua empresa, mas generalizando podemos considerar que a automação:

• reduz tempo de realização do processo;
• aumenta a produtividade da equipe;
• permite integração em diversas áreas e dados;
• ajuda a tomada de decisão do gestor;
• possibilita o monitoramento de resultados em tempo real;
• por consequência, aumenta a satisfação do cliente.

Por exemplo, você pode ter uma automação para gerar uma nota fiscal automaticamente após a compra ser confirmada no seu e-commerce, e já enviar ao seu cliente. Ou então um software que auxilie a equipe de vendas com as suas demandas e acompanhamento de pedidos. Também pode investir em um software de automação de marketing melhorar a jornada do cliente em seu funil de vendas. Enfim, as possibilidades são praticamente infinitas.

Mas como?

É fácil convencer um gestor em automatizar seus processos, dados os benefícios que ele apresenta. Entretanto, caso o mesmo não tenha um bom entendimento dos seus processos, pouco vai adiantar a automação. Para isso, vamos falar sobre quatro pontos importantes a se pensar na hora de colocar a mão na massa:

1. Foque na eficácia

Ao pensar em um processo, você identifica um conjunto de tarefas que tem um início e um fim. Caso você veja isso apenas como a execução de uma obrigação, você está focando na eficiência. Queremos que além de eficiente, isto é, além de ser concluído da forma mais rápida e com menos custos, queremos que o mesmo seja eficaz: seja feito o certo e com um objetivo. Por isso, reflita sobre o processo: no que ele me ajuda a alcançar os objetivos da minha empresa? O quanto ele influencia? Ele faz sentido?

Pode ter certeza que você irá reduzir processos, podendo até eliminar, focando no que te leva a alcançar os objetivos da empresa.

2. Mapeamento dos processos

Como falamos anteriormente, todos os processos da empresa são interligados e influenciam diretamente uns nos outros. Então, antes de começar a automatizar, é importante que o gestor tenha uma visão geral de todos os seus processos. Ao mapear um processo, você acompanha a rotina e identifica tarefas que compõem esse processo, podendo nesse momento já identificar gargalos e apontar melhorias.

Além de olhar um processo internamente, é importante verificar o reflexo que ele irá ter em outras áreas.

Por exemplo: ao fazer o mapeamento do processo de geração de leads pelo blog da empresa, é identificado um gargalo, que pode ser solucionado com uma ferramenta de marketing para aumentar o número de leads. Antes de colocar em prática, é válido entrar em contato com a área de vendas/pré-vendas para que eles estejam preparados para um possível aumento de leads. Caso não ocorra essa comunicação, ou o gestor não perceba a influência em outro processo, a real extinção do gargalo pode não existir, e sim, só realocar de um processo para outro.

3. A importância do processo para os funcionários

A definição de porque o processo é feito e como é feito é essencial, mas outro ponto de extrema importância é quem irá fazer o processo. O colaborador envolvido no processo deve entendê-lo muito bem e saber qual o seu resultado e objetivo (ponto bônus: quando alguém entende o porquê dos seus esforços e no que resulta, caso ele esteja de acordo, sua motivação aumenta. Oportunidade para trabalhar a visão sistêmica dentro da empresa!).

A participação dos envolvidos no momento da decisão da automação de processos é essencial para que seja atingido os melhores resultados possíveis.

4. Escolha de um bom sistema

Por fim, mas não menos importante, ao definir o que preciso e como vou fazer, chega o momento de conhecer as inúmeras soluções que o mercado proporciona. Ligadas à áreas da empresa, encontramos diversas aplicações que auxiliam nos processos da empresa. Podemos destacar alguns como o ContaAzul para o financeiro, Pipz Automation para marketing e vendas, Slack para comunicação, entre outros.

E ainda assim, você tem a opção de contratar uma empresa de desenvolvimento de software para transformar todas as suas demandas em um sistema personalizado para sua empresa, com todas integrações que você precisa.

Colocar a automação e otimização de processos na rotina da sua empresa é essencial para o crescimento sustentável da sua organização. Para saber mais sobre assuntos ligados a negócios e tecnologia, continue lendo nosso blog.